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职场资讯

每天加班到十点都做不完工作,职场新人如何提高工作效率?


在快节奏的世界里,我们总觉得时间不够用。尤其是刚刚进入职场的新人,面对每日繁复的工作,只恨自己没有三头六臂。

对他们来说,想短时间高效率的完成工作,想快速获得领导认可,想管理好自己的工作和生活,几乎成了奢望。

那么,有哪些方法可以摆脱困扰,快速提高工作效率呢?  (招聘、求职→人才网)


 01 四象限分析法:轻重缓急

四象限分析法其实是一种常见的分析问题的工具。

实际上就是在研究一组问题或者是一类事情时,可以选取两个维度(也就是把事物的两个最主要特征列出来),分别用横坐标和纵坐标表示,构成汉字中的“田”字形状。

然后通过两个特质的判断,分别选取这两个特质的高或者低,形成四种不同的组合,以便于归类、分析和加以判断。

比如,我们在工作中可以把要做的事情按照紧急、不紧急、重要、不重要的原则排列组合,重要性是纵坐标,紧急性是横坐标,就可以分为四个象限:

第一象限重要且紧急:这一类的事情具有时间的紧迫性和影响的重要性,无法回避也不能拖延,必须首先处理优先解决。比如:重要的会议、方案的撰等。

第二象限重要不紧急:这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,应该在解决完重要且紧急的事情后做。

第三象限不紧急不重要:这里大多是些琐碎的杂事,没有时间的紧迫性,没有任何的重要性,所以可以排在最后做。

第四象限紧急不重要:这些事情很紧急但并不重要,所以看紧急程度而决定完成的顺序是比较合适的。


 02 时间管理:番茄工作法

番茄工作法是弗朗西斯科·西里洛于1992年创立的,他的操作方式简单易行,具体来说,可以这样做:

1)每天开始的时候规划今天要完成的几项任务,将任务逐项写在列表里;

2)设定你的番茄钟(定时器、闹钟等),时间是25分钟;

3)开始完成第一项任务,直到番茄钟响铃或提醒25分钟到;

4)停止工作,并在列表里该项任务后画个X;

5)休息3~5分钟,活动、喝水等;

6)开始下一个番茄钟,继续该任务。一直循环下去,直到完成该任务,并在列表里将该任务划掉;

7)每四个番茄钟后,休息25分钟。

在某个番茄钟的过程里,如果突然想起要做什么事情——

非得马上做的话,停止这个番茄钟并宣告它作废,哪怕还剩5分钟就结束了,然后去完成这件事情,之后再重新开始一个番茄钟;

不是必须马上去做的话,在列表里该项任务后面标记一个逗号,表示打扰,并将这件事记在另一个列表里(比如叫“计划外事件”),然后接着完成这个番茄钟。


  03 一次只做一件事

研究表明,当你从一件主要的工作抽身去做其他事情时,你平均需要多花25%的时间来完成那件工作。也就是说,在同一时间尝试做多件事,会严重影响工作效率。

所以,我们要集中注意力,勿多线工作

在单任务工作模式下,你可以在更短的时间内完成更多任务,压力也会更小。而且会使自己有成就感,然后信心百倍地去做下一件事。


  04  其他小tips

每天早上工作前,先列出今天要做的事情,然后按照时间、重要程度进行排序,依次完成,这样会让你觉得每天都有收获;

随时记录你头脑中闪现的每一个想法,并经常拿出来看看,逐个归类到待办事项;

把类似的工作放到一起来做。例如,不要整天都在处理邮件,可以选择一个小时专门来查收以及回复邮件。

职场新人们不要怕,照着去做,你也能成为一位高效率工作人士!

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